PMO/ notulist

Voor deze opdracht mogen wij niet samenwerken met freelancers of derde partijen.

Voor een van onze strategische veranderprogramma’s zoeken wij een projectmanagement officer (PMO) met een sterke focus op notuleren, verslaglegging en opvolging. De opdracht is gericht op het professioneel voorbereiden van overleggen, het zorgvuldig vastleggen van besluiten, acties en afhankelijkheden en het bewaken van de opvolging daarvan in een complexe en politiek-sensitieve omgeving, passend binnen de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel.

Doel van de opdracht

De PMO / Notulist  ondersteunt één van onze strategische veranderprogramma’s door te zorgen voor heldere voorbereiding, strakke verslaglegging en consequente opvolging van interne en externe overleggen. De nadruk ligt op het vastleggen van acties, besluiten, risico’s, afhankelijkheden en openstaande punten, zodat programmamanagement en stakeholders beschikken over actuele, betrouwbare en eenduidige informatie.

Context van de opdracht
 

Met de invoering van het nieuwe pensioenstelsel verandert er veel in onze organisatie. Met verschillende veranderprogramma’s geven wij die transitie vorm. Voor één van deze programma’s zoeken wij een PMO die zorgt voor samenhang, structuur en consistente sturing op planning en voortgang.
De kern van de opdracht is het voorbereiden, notuleren en opvolgen van belangrijke programma overleggen. Je zorgt voor scherpe agenda’s, complete en compacte verslagen en een actueel overzicht van acties, besluiten en afhankelijkheden. Je verzamelt input vanuit verschillende disciplines, toetst deze op volledigheid en consistentie en verwerkt deze zorgvuldig in notulen, actielijsten en voortgangsoverzichten. In deze rol ben je een betrouwbaar aanspreekpunt voor projectmanagers, transitiemanagers, product owners en andere betrokken stakeholders.

Resultaten van de opdracht

In deze opdracht zorg je onder meer voor zorgvuldig voorbereide overleggen, duidelijke en tijdige notulen, actuele actielijsten en eenduidige vastlegging van besluiten, risico’s en afhankelijkheden. Je bewaakt dat afspraken worden opgevolgd en dat openstaande punten zichtbaar blijven voor programmamanagement en stakeholders. Daarmee lever je een directe bijdrage aan de bestuurbaarheid, transparantie en voorspelbaarheid van het programma.

In deze opdracht verwachten wij dat je:

•           interne en externe overleggen voorbereidt met heldere agenda’s, stukken en bespreekpunten;
•           tijdens overleggen compact en zorgvuldig notuleert en besluiten, acties, risico’s en afhankelijkheden eenduidig vastlegt;
•           actielijsten en besluitenlijsten actueel houdt en de opvolging actief bewaakt bij betrokken stakeholders;
•           overzicht creëert voor programmamanagement door verslaglegging, actieopvolging en voortgangsinformatie consequent te verbinden. Profiel en ervaring
•           je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een programma- of projectomgeving;
•           je hebt ruime ervaring met notuleren (70-80% van je tijd zul je hier mee bezig zijn), verslaglegging, actielijsten en het vastleggen van besluiten in een programma- of projectomgeving;
•           je hebt ervaring met stakeholdermanagement in een complexe en politiek-sensitieve omgeving;
•           kennis van en/of affiniteit met pensioenen is een duidelijke pré.

In een politiek-sensitieve context beweeg je je gemakkelijk tussen verschillende belangen en stakeholders, bewaak je afspraken en zorg je dat acties en besluiten aantoonbaar worden opgevolgd. Kennis van en/of affiniteit met pensioenen is daarbij een grote pré. De PMO / notulist  is verantwoordelijk voor structuur, verslaglegging, coördinatie en opvolging binnen het programma, maar is niet eindverantwoordelijk voor inhoudelijke besluitvorming of lijnverantwoordelijkheid. De rol vraagt om zelfstandigheid, nauwkeurigheid, een korte inwerktijd en het vermogen om snel overzicht te creëren in een complexe veranderomgeving. Daarmee is deze opdracht geschikt voor ervaren externe professionals die sterk zijn in notuleren, organiseren en het bewaken van afspraken. Wij zoeken een professional met sterk organiserend vermogen, uitstekende notuleervaardigheden en oog voor detail. Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een programma- of projectomgeving en bent vaardig in het structureren van informatie, het formuleren van heldere besluiten en acties en het bijhouden van actielijsten en voortgangsoverzichten.